El depósito de cuentas anuales: presupuesto y elementos configuradores. Inscripción registral

La reforma de la LSA 1989, incorporó a nuestro ordenamiento el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social.

Los requisitos y procedimiento se articulan en los siguientes términos:

a) Obligación. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, las sociedades y cualesquiera otros empresarios que en virtud de disposiciones vigentes vienen obligados a dar publicidad a las mismas, deben presentarlas para su depósito en el Registro Mercantil.

También deben depositar las cuentas anuales los grupos de sociedades y las sucursales de entidades extranjeras.

En todo caso, cualquier empresario inscrito puede solicitar el depósito de sus cuentas debidamente formuladas.

b) Documentos a presentar. Deben presentarse a depósito los siguientes documentos: certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de dichas cuentas, así como del informe de gestión y del informe de los auditores, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera practicado a petición de la minoría, así como un ejemplar del documento relativo a los negocios sobre acciones propias, cuando la sociedad esté obligado a formularlo. Si alguna o varias de las cuentas anuales se hubieran formulado en forma abreviada, se hará constar así en la certificación con expresión de la causa.

c) Depósito de las cuentas anuales mediante soportes informáticos y procedimientos telemáticos.

El artículo 366.2 RRM contempla que el depósito de las cuentas anuales se efectúe mediante soporte informático. La Instrucción de la DGRN, de 13 de junio de 2003, complementaria de la de 30 de diciembre de 1999, sobre la presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles en soporte informático o mediante procedimientos telemáticos, confirma la necesidad de que las firmas electrónicas avanzadas de las personas competentes para expedir la certificación a que se refiere el artículo 366.1.2) RRM, estén legitimadas notarialmente con la firma electrónica avanzada del Notario.

d) Calificación del Registrador: Se llevará a cabo en los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, si los documentos presentados son los exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas.

Si no se aprecian defectos, se tendrá por efectuado el depósito y se practicará el correspondiente asiento en el Libro de depósito de cuentas y en la hoja correspondiente de la sociedad depositante. En caso contrario, se devolverán al interesado para su subsanación, si los defectos fueran subsanables.

Si el depósito se efectúa fuera de plazo, se admitirá el depósito pero con la correspondiente nota de “ presentado fuera de plazo” .

e) Publicidad del depósito. Los Registradores Mercantiles remitirán mensualmente, el primer día hábil de cada mes, al Registro Central una relación de las sociedades que hayan cumplido la obligación de depósito de las cuentas anuales en el mes anterior y el Boletín Oficial del Registro publicará el anuncio de esas sociedades.

Cualquier persona podrá obtener información de los documentos depositados, ya que, el Registro Mercantil es público.

f) Conservación. El Registro debe conservar los documentos depositados por un plazo de seis años, desde la publicación del anuncio del depósito en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

g) Publicación de las cuentas anuales. Cuando una sociedad decida dar publicidad a sus cuentas anuales, la Ley establece una serie de indicaciones que deben constar en la publicación para evitar que se alteren o tergiversen el sentido o el contenido de las mismas. La Ley obliga a indicar si la publicación es íntegra, en cuyo caso deben reproducirse fielmente el texto de los documentos depositados en el Registro Mercantil, incluyendo siempre íntegramente el informe de los auditores o abreviada en cuyo caso se hará referencia a la oficina del Registro Mercantil en que se ha depositado los documentos, pudiéndose omitir la publicación del informe de auditoría, siempre que se indique si se ha emitido con reservas o no.

Efectos registrales

Las consecuencias de la falta de depósito de las cuentas anuales revistió inicialmente la calificación de infracción, con la medida de imposición de multa (art. 221 LSA), para posteriormente (Ley 2/1995, de Sociedad de Responsabilidad Limitada, disposición adicional, segunda, con el añadido introducido por la disposición adicional tercera, de la Ley 7/1996, de 15 de enero, de Ordenación del Comercio Minorista), adicionar la del cierre registral, transcurrido un año desde el cierre del ejercicio social sin que se haya practicado dicho depósito.

El cierre registral, regulado en los arts. 221 LSA y 378 Reglamento del Registro Mercantil, da lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.

Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.

Si únicamente se ha efectuado el asiento de presentación de las cuentas anuales, el cierre se producirá cuando caduque tal asiento.

Igualmente no podrá producirse dicho cierre si existe pendiente recurso contra la resolución del Registro por la denegación o suspensión del depósito o sobre el nombramiento de auditor.

Tampoco podrá cerrarse el Registro cuando las cuentas anuales no se han depositado por no estar aprobadas por la Junta general, debidamente convocada y se aporte al Registro una certificación del órgano de administración, con firmas legitimadas (o copia autorizada del acta notarial, en su caso), en la que conste la falta de aprobación y su causa. Si la situación persistiere, deberá reiterarse en el Registro la falta de aprobación, cada seis meses.

Salvo, en los casos mencionados, el cierre registral no puede levantarse hasta que se practique el depósito de las cuentas pendientes.

B) Junto al cierre registral, la falta de depósito de cuentas anuales se sanciona económicamente mediante una multa pecuniaria a la sociedad por el Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas, que se fija en el art. 221 LSA, en los siguientes términos:

“1. (…) multa por importe de doscientas mil a diez millones de pesetas (…).

Cuando la sociedad tenga un volumen de facturación anual superior a 6.010.121,04 de euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.506,05 de euros.

2. La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración Tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción.

En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.

3. En el supuesto de que los documentos a que se refiere esta sección hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

4. Las infracciones a que se refiere este art. prescribirán a los tres años.” La Dirección General del Registro y del Notariado, dentro del segundo mes de cada año, trasladará al Instituto de Contabilidad y Auditoria de Cuentas las listas de las sociedades que no hubieran cumplido con el depósito de cuentas, para la incoacción del correspondiente expediente sancionador, previa instrucción conforme a lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

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Funcionamiento del Registro Mercantil. Los principios registrales

Las reglas esenciales sobre el funcionamiento y la eficacia jurídica del Registro mercantil pueden ser formuladas a través de una serie de enunciados: los llamados
“principios registrales”. Con estas normas básicas podemos conocer cómo funciona y para qué sirve el Registro mercantil. Estos principios se regulan tanto en el Código de Comercio como en el Reglamento del Registro Mercantil, si bien en esta última norma se exponen de forma más ordenada y completa. Seguimos a continuación el mismo orden de exposición de los principios registrales que el propio RRM (arts. 3 a 12).

1. Principio de hoja personal (arts. 16, 17.1 y 19 C.Com.; 3 RRM).

2. Principio de publicidad registral obligatoria (arts. 22 C.Com.; 4 RRM).

3. Principio de titulación pública (arts. 18.1 C.Com; 5 RRM).

4. Principio de legalidad (arts. 18.2 C.Com.; 6 RRM).

5. Principio de legitimación (art. 20.1 C.Com.; 7 RRM).

6. Principio de fe pública (art. 20. 2.2º C.Com.; 8 RRM).

7. Principio de oponibilidad o “publicidad material” (art. 21 C.Com; 9 RRM).

8. Principio de prioridad (art. 10 RRM).

9. Principio de tracto sucesivo (art. 11 RRM).

10. Principio de publicidad formal (art. 23 C.Com.; 12 RRM).

La información publicada por el Registro Mercantil es proporcionada por el Registrador, sin que sea posible solicitar y obtener de éste la exhibición directa de los libros. Puede emplear diferentes medios:

a) Certificación registral. Es el único medio fehaciente de publicidad formal (arts. 23.1 C.Com. y 77.2 RRM). Si se pretende acreditar una información de forma oficial, para que su autenticidad venga garantizada por un fedatario público (el Registrador mercantil), deberá solicitarse una certificación. La certificación registral tendrá la consideración de documento público.

b) Nota informativa (art. 78 RRM). La nota simple o nota informativa es también un mecanismo para acceder a la información del Registro Mercantil, pero que no tiene carácter fehaciente, de modo que el Registrador no garantiza (no “da fe” de) su autenticidad.

Sirve únicamente para que el solicitante pueda conocer los datos inscritos, pero no para acreditarlos fehacientemente. Por el medio en que la información es proporcionada (una fotocopia o folio impreso), este documento no reviste el mismo nivel de seguridad que cuando la información se incorpora a una certificación. Puede ser solicitada en la oficina del Registro o bien por correo y fax (vid. art. 79 RRM).

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La publicidad registral y el Registro Mercantil

1. Inscripción de los empresarios y de los actos jurídicos realizados por estos.

El Registro Mercantil es un archivo público cuya función principal es proporcionar publicidad legal de determinadas situaciones jurídicas relativas a los empresarios. Trata de proteger la seguridad del tráfico jurídico-empresarial mediante la inscripción en el Registro de los propios empresarios, de los sujetos con poderes generales para representarles y de concretos actos jurídicos realizados por estos con relevancia para terceros.

La información del Registro Mercantil proporciona seguridad jurídica a los que acuden a él para su consulta porque el Registro es un servicio público, que depende del Ministerio de justicia a través de la DGRN (art. 1 RRM). Al frente de cada oficina del Registro se sitúa el Registrador Mercantil, un profesional del Derecho muy especializado, sujeto en ciertos aspectos a un régimen funcionarial (accede al puesto por oposición; cobra por aranceles, etc.), que avala la fiabilidad de los datos publicados (es “fedatario” público).

Obtener información del Registro Mercantil:

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• Certificado de Empresa
• Cuentas Anuales
• Estatutos Sociales

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Regulación del Registro Mercantil

El régimen jurídico del Registro Mercantil está contenido en el Código de Comercio y en el Reglamento del Registro Mercantil.

Trámites con el Registro Mercantil

A continuación se encuentran los trámites que puede realizar online con el Registro Mercantil:

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Organización del Registro Mercantil

Los Registros Mercantiles dependen del Ministerio de Justicia. Todos los asuntos a ellos referentes están encomendados a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

Cada Registro Mercantil está a cargo de uno o varios registradores (los registradores son funcionarios públicos a todos los efectos legales).

Hay un único Registro Mercantil en cada capital de provincia, cuya competencia se extiende al territorio de la misma. Además existen Registros Mercantiles en las ciudades de Ceuta, Melilla,  Ibiza, Mahón, Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera, Valverde y Santiago de Compostela.

Existe también un único Registro Mercantil Central que se ocupa de lo relativo a las denominaciones de las sociedades y entidades mercantiles; tiene su sede en Madrid.

¿Cómo se organiza el Registro Mercantil?

El Registro Mercantil está organizado por los registros mercantiles territoriales, que están radicados en todas las capitales de provincias y el registro mercantil central, que está radicado en Madrid.

Destacar, que cada uno tiene funciones distintas que vienen atribuidas por la ley.

A continuación, vamos a explicar cada uno de estos registros, empezaremos por los Registros Mercantiles territoriales.

Registro Mercantil Territorial

Su función esencial, como he explicado al principio de este artículo es, la de dar publicidad legal a determinadas situaciones jurídicas y actos que afectan a los empresarios en el inscritos.

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Esta publicidad alcanzará a todo lo que interese a los terceros o al estado, con la finalidad de dotar de seguridad jurídica al tráfico económico y, proteger a quienes se relacionan con ese empresario.

Se establece una presunción legal de conocimiento de los hechos inscritos por la cual, los actos sujetos a inscripción y que estén inscritos, se consideran inscritos por todos, siendo oponibles frente a terceros, sin que bajo ningún concepto se pueda alegar ignorancia, por el contrario, los actos inscribibles y no inscritos no producen efectos frente a terceros.

En segundo lugar, otras de las funciones de los registros mercantiles territoriales es la de legalizar los libros de los empresarios, nombrar expertos independientes para la valoración de aportaciones no dinerarias a sociedades y, el nombramiento de los auditores de cuentas en determinados supuestos previstos por la ley.

Por último, este también es la instancia encargada del depósito y publicidad de las cuentas anuales de los empresarios

Registro Mercantil Central

Es un registro de carácter informativo, está radicado en Madrid y tiene una serie de funciones.

En primer lugar, es el instrumento técnico de conexión entre los registros mercantiles territoriales y el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME), cuya publicación tiene encomendada.

El registro mercantil central, funciona a base de notas informativas, ya que la información que tiene es limitada.

No obstante, hay una excepción, que es la sección de denominaciones y entidades inscritas, que es la única del registro mercantil central que funciona con certificaciones. Esta sección de denominaciones se encarga de inscribir los nombres de las sociedades.

La certificación negativa conlleva que, el nombre de la sociedad que se quiere inscribir no está cogido por otra sociedad. Ese nombre se guardará para el interesado durante un plazo de 15 meses.

Esta certificación negativa es un requisito indispensable, para la constitución de una sociedad o cualquier o cualquier otra sociedad inscribible, no puede inscribirse una constitución de sociedad sin presentarse la certificación negativa del registro mercantil central.

Una vez que la sociedad está inscrita, ese nombre que nació como provisional, pasará a ser definitivo.

Trámites con el Registro Mercantil

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El control de legalidad justifica los importantes efectos de la inscripción en el Registro Mercantil

No sería posible un registro público fiable, ni el mercantil, ni el de la propiedad, ni el civil, si no existiera un filtro que excluyera la admisión de actos, contratos o negocios jurídicos defectuosos o contrarios a Derecho. Los enérgicos efectos que la ley atribuye a los asientos registrales requieren que solo accedan al registro títulos válidos y perfectos. Sin la calificación registral, objetiva y jurídicamente fundada, los registros carecerían de toda fiabilidad, y provocarían el efecto contrario al que constituye su razón de ser: generar seguridad jurídica y proteger a cuantos confían en los pronunciamientos de una institución del Estado, evitando o reduciendo en gran medida los conflictos jurídicos y la litigiosidad.

La función del Registrador Mercantil, coloquialmente, puede compararse a la de la pareja de la Guardia Civil que controla el tráfico en una vía de circulación. El vigilante naturalmente debe sancionar –calificar- las conductas inadecuadas, pero su objetivo es positivo: que la circulación, la de los automóviles y la jurídica, fluya adecuadamente. Y basta la presencia de una pareja de la Guardia Civil para que todos los conductores extremen su cuidado para no infringir las reglas. También que los operadores jurídicos sean sabedores de que sus actos y documentos van a ser revisados por un profesional cualificado y objetivo constituye un estímulo para actuar con especial respeto a la legalidad.

Trámites con el Registro Mercantil

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Función exclusiva, independiente y responsable del Registrador Mercantil

El Registrador Mercantil es el único jurista profesional que valora de forma objetiva e imparcial la legalidad de los documentos que pretenden acceder al Registro. Y ello sucede incluso cuando se presenta una escritura notarial de elevación a público de acuerdos sociales. En este caso la sociedad aporta al fedatario un certificado en el que constan los acuerdos sociales adoptados, y la labor del notario en estos casos consiste en autorizar la elevación a público de los referidos acuerdos, cuyo contenido viene dado, de modo que no le es posible enmendar o corregir cualquier eventual infracción en que se haya incurrido.

La experiencia demuestra que un porcentaje significativo de los documentos de todo tipo que acceden al Registro Mercantil adolecen de defectos, unas veces puramente formales y otras veces sustantivos, que son detectados por el registrador y normalmente subsanados, cuando ello es posible.

En todo caso, el interesado en la inscripción de un documento calificado como defectuoso tiene siempre la posibilidad de solicitar una calificación sustitutoria a cargo de otro registrador, también predeterminado por la ley, así como de recurrir ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública cuando considere contraria a derecho la calificación emitida. Ambas vías no generan costes económicos y funcionan con agilidad. Y, en todo caso, siempre cabe el recurso ante los tribunales de justicia.

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Control de la legalidad de los documentos se inscriben en el Registro Mercantil

Los documentos que acceden al Registro Mercantil son elaborados por las propias sociedades con la colaboración de los profesionales por ellas elegidos, que otorgan su documento constitutivo y establecen sus estatutos. El Derecho regula la constitución y funcionamiento de las sociedades mercantiles, estableciendo normas imperativas, pero también confiando determinadas materias a la autorregulación de las propias sociedades dentro de los límites legales.

Naturalmente que el acceso de la constitución de una sociedad al Registro Mercantil no puede ser automático, sino que es preciso que este documento de constitución sea evaluado por un jurista, que no solo es especializado y competente, sino que, además, es objetivo, imparcial y no elegido por los interesados, sino predeterminado por la ley, como lo están los jueces. Esa distancia del registrador, que no tiene “clientes”, sino usuarios, permite un juicio, lo que llamamos una “calificación”, fundado, objetivo e imparcial, pues el registrador mercantil no tiene ningún incentivo que pueda hacer dudar de la imparcialidad y objetividad con la que ejerce su función.

Las sociedades mercantiles son dinámicas. Conceden poderes y los revocan, renuevan sus administradores, modifican sus estatutos, amplían o reducen su capital, se fusionan, trasladan su domicilio, alteran su configuración y, a veces, se extinguen. Todos estos fenómenos jurídicos relevantes, y otros muchos, como el depósito de cuentas o declaración de la titularidad real, acceden al Registro Mercantil porque son trascendentales, no solo para la propia sociedad, sino también para cualquier persona interesada en conocer la realidad que existe detrás de unas siglas No puede desconocerse que la sociedad solo adquiere la personalidad jurídica mediante su inscripción.

Estos fenómenos jurídicos a los que me refiero acceden al Registro Mercantil en un soporte documental, unas veces de naturaleza pública y otras privada, redactado por la propia sociedad o por profesionales escogidos por ella que la asesoran. Son, en consecuencia, documentos “de parte”, que recogen una variedad de acuerdos sociales que deben adoptarse con los requisitos y garantías establecidos por la ley y por sus propios estatutos.

El acceso al Registro Mercantil, como se ha dicho, no puede ser automático, dado que existe la posibilidad de que tales acuerdos o decisiones no hayan respetado normas imperativas y que, por ello, puedan ser potencialmente lesivos para la propia sociedad mercantil, para sus socios o alguno de ellos, o para sus potenciales acreedores. El examen previo del registrador mercantil garantiza que solo accederán al Registro aquellos acuerdos o decisiones que se ajusten plenamente a la legalidad. 

Trámites con el Registro Mercantil

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